Privacyverklaring
De Stichting Beheer en Exploitatie Repetitieruimten Wildbaan (hierna te noemen de Stichting) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring geven we informatie over hoe de Stichting omgaat met persoonsgegevens.
Het bestuur van de Stichting doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Stichting houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat het bestuur in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en typen zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en worden verwerkt;
• Vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen gegevens doorgeeft aan derden, tenzij dit uitdrukkelijk nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijst en deze respecteert.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacyverklaring, of in algemene zin vragen heeft hierover of contact met het bestuur wenst op te nemen kan dit via het secretariaat, waarvan de contactgegevens onder dit document zijn geplaatst.
1. Verwerking van persoonsgegevens
Binnen de Stichting is het bestuur belast met de verwerking van persoonsgegevens. In het Verwerkingsregister is een schematisch overzicht vastgelegd van de persoonsgegevens.
Persoonsgegevens van huurders en worden door de Stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
• Administratieve doeleinden: naam, adres en mailadres voor registratie en contact over de zakelijke overeenkomst en eventuele opzegging daarvan,
• Communicatieve doeleinden: adres en mailadres wordt gebruikt voor berichten vanuit het bestuur.
• Het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor registratie van betaling van de huurpenningen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De overeengekomen overeenkomst, te weten de mogelijkheid gebruik te maken van reperuimten in het Muziekgebouw aan de Wildbaan.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan de Stichting de volgende persoonsgegevens vragen:
• Naam van persoon, bedrijf of instelling
• Adres
• E-mailadres
• Contactpersoon
• Bankgegevens
• Betaalgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door de Stichting opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van de looptijd van de huurovereenkomst en in de financiële administratie voor maximaal de wettelijk verplichte termijn van 7 jaar. Na deze termijn worden de persoonsgegevens vernietigd.
2. Verstrekking aan derden
De verzameling persoonsgegevens die aan de Stichting zijn verstrekt, geeft het bestuur niet aan andere partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Verder zal het bestuur de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Dit geldt met name indien de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek (persoons-) gegevens vordert. In een dergelijk geval dient het bestuur medewerking te verlenen en is verplicht deze gegevens af te geven.
Geanonimiseerde totaalgegevens (totaal aantal huurders) kunnen door het bestuur worden verstrekt ten behoeve van subsidieverlening door de overheid (bijvoorbeeld gemeente Vlissingen) of ten behoeve van door of in opdracht van de overheid verricht wetenschappelijk statistisch onderzoek.
Beeldmateriaal (foto’s, films) mag alleen gebruikt worden als de daarop herkenbaar in beeld voorkomende personen hiervoor toestemming hebben gegeven en alleen voor doeleinden als interne communicatie en promotie. Beeldmateriaal met herkenbaar in beeld voorkomende personen wordt niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
In alle overige gevallen kan het bestuur de persoonsgegevens van een huurder uitsluitend aan andere partijen verstrekken indien het lid daarvoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven.
3. Binnen de EU
Het bestuur verstrekt geen persoonsgegevens, in welke vorm ook, aan andere partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
4. Minderjarigen
Het bestuur verwerkt uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegevens door de ouder(s), verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.
5. Bewaartermijn
De Stichting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist.
Na beëindiging van de huurovereenkomst worden de persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard uit oogpunt van statistiek of historische documentatie.
6. Beveiliging
Het bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het bestuur heeft daarvoor de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens de Stichting of het bestuur van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoord op onze systemen;
• Het pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Het maken van back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten of storingen;
• Het regelmatig, twee maal per jaar testen en evalueren van de maatregelen;
• Het informeren van vrijwilligers en bestuursleden over het belang van de beveiliging van persoonsgegevens.
Mocht ondanks alle genomen maatregelen en controles, toch informatie bij onbevoegden beschikbaar komen, verplicht het bestuur zich om binnen de daarvoor geldende termijnen gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), dit te melden bij betrokkenen (leden) en de autoriteiten. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het Aangifteformulier Datalek.
7. Rechten omtrent uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die de Stichting van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel daarvan) door het bestuur. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door het bestuur te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Het bestuur kan u vragen om u te legitimeren voordat het bestuur gehoor geeft aan voornoemde verzoeken.
U heeft het recht een aan de Stichting gegeven toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, altijd weer in te trekken.
8. Klachten
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u hierover direct contact opnemen met het bestuur. Indien dit niet tot een oplossing leidt heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
9. Wijziging en bekendmaking
Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd door het bestuur. Via een Nieuwsbrief krijgen alle Club van 100 leden van de Stichting bericht van wijziging. Deze privacyverklaring ligt voor een ieder ter inzage in de accommodatie van de Stichting, Wildbaan 21, 4386 GE te Vlissingen.
Contactgegevens:
Stichting Beheer en Exploitatie Repetitieruimten Wildbaan
Secretariaat:
Wildbaan 21
4386 GD Vlissingen
0622 78 7356
E-mail: secretaris@stichtingwildbaan.nl